Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.
Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц
Востребованность
Оплачиваемость
Конкуренция
Входной барьер
Перспективы
Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.
Историческая сводка
Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.
Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.
Описание профессии
Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.
Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.
На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.
В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.
Обучение
Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:
- «Документоведение».
- «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».
В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.
Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру - возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.
Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:
- Московский финансово-юридический университет.
- Донской технический госуниверситет.
- Иркутский госуниверситет.
- Воронежский институт экономики и социального управления.
- Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.
Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать , и или . Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.
Перечень обязанностей
На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:
- составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
- систематизировать документооборот;
- организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
- заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
- сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
- передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
- наводить порядок во входящих документах;
- создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
- готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.
Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.
Теоретические знания
В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.
Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.
Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.
Одно из основных умений современного документоведа - грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.
Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование - обязательный шаг к получению этой должности.
Личные качества
Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь - способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.
Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги - все это может влететь предприятию в копеечку.
Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.
Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.
Уровень оплаты труда
Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.
Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:
- Москва - от 25 до 60 тысяч рублей.
- Санкт-Петербург - от 25 до 50 тысяч рублей.
- Краснодар - от 15 до 35 тысяч рублей.
- Новосибирск - от 20 до 40 тысяч рублей.
- Тюмень - от 20 до 60 тысяч рублей.
- Волгоград - от 12 до 25 тысяч рублей.
- Ростов-на-Дону - от 20 до 30 тысяч рублей.
Карьерный рост
Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.
Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.
Плюсы и минусы
Основное преимущество профессии - ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.
На втором месте среди плюсов - возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.
Третье преимущество - приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.
Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.
Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.
Минусов у профессии документоведа всего два. Первый - монотонность деятельности. А второй - уровень ответственности.
Перспективность профессии
Информация - важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.
Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того - она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.
Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.
Любое предприятие и государственное учреждение - это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом - документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов - документоведов.
Чем отличается документовед от делопроизводителя?
Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.
Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.
Делопроизводители - это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам . Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.
На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) - это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) - вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах :
Учет, контроль и хранение различных документов;
Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов - от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Требования к знаниям и навыкам документоведа
Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает :
основы права в части делопроизводства;
нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
архивное дело;
основы программирования и обеспечения работы баз данных;
трудовое законодательство.
Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций :
Как получить образование документоведа
Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется - «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия» .
Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии - не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.
Перспективы работы документоведом
Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.
У профессии документоведа есть весомое преимущество - универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие . Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.
Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.
Самая главная перспектива для такого специалиста - это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).
Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед - специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей "Песенке бюрократа" точно подметил, что главную особенность российского общества: "без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!". Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей "Песенке бюрократа" точно подметил, что главную особенность российского общества: "без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек!". Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа , для которых документ - это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
Отметим, что сегодня данная профессия переживает "второе рождение", обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как "ходовой" товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения - большой популярностью среди абитуриентов.
Кто такой документовед?
Высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.
Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова "документ" до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.
Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:
- разработку форм и табелей документов;
- систематизацию состава документооборота;
- экспертизу и организацию хранения документов;
- обеспечение "движения" документов от руководства к подчиненным;
- создание документальных баз;
- визирование входящих документов и присвоение им регистрационного индекса и электронного адреса хранения;
- осуществление сортировки документации и передачи в архив устаревшей информации;
- оптимизация документопотока организации или предприятия.
Какими личностными качествами должен обладать документовед?
Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к "бумажной" работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:
![](https://i2.wp.com/media.fulledu.ru/documents/images/2018.04.13.10/article/5ad1093d39d49817ab1bf278.jpg)
Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.
Преимущества профессии документоведа
Основным преимуществом профессии документоведа является ее "универсальность". Диплом специалиста по организации документооборота и обширный "багаж знаний", полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).
Привлекает в этой профессии и богатая должностная "вариативность". После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.
Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.
При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.
Недостатки профессии документоведа
Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.
Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.
Где можно получить профессию документоведа?
Российский институт профессионального образования "ИПО" - проводит набор учащихся на получение Обучение в ИПО - это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!
Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как "Документационное обеспечение предприятия", "Документоведение" или "Информационное обеспечение предприятия". Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.
При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда. Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России , как:
- Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
- Иркутский государственный университет;
- Московский финансово-юридический университет;
- Донской государственный технический университет;
- Воронежский институт экономики и социального управления.
Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Кто такой документовед?
Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.
Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.
Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.
Где может работать документовед:
- в министерствах и ведомствах,
- в государственных и местных органах власти,
- в административных службах,
- в ведомственных архивах,
- в органах ведомственного управлении,
- в коммерческих структурах,
- в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.
Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.
Требования к документоведу
Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:
- ответственность;
- внимательность;
- аккуратность;
- скрупулезность;
- усидчивость;
- грамотность;
- хорошая память;
- самоорганизованность;
- дисциплинированность;
- коммуникационные навыки.
Кроме того, документовед должен:
- иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
- уметь работать с ПК;
- знать архивное дело;
- знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
- иметь опыт работы с документацией.
Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа
Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:
- Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;
- Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (о делопроизводстве в органах федеральной власти);
- указы и распоряжения Президента и Правительства РФ;
- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
- отраслевые документы - правовые акты министерств, комитетов и прочих ведомств;
- государственные стандарты на документацию и пр.
Какие обязанности выполняет документовед в организации?
Должностная инструкция документоведа определяет его функциональные обязанности. К ним относятся:
- ведение документации;
- упорядочение и проверка документов;
- внедрение систем ведения документации;
- ведение реестра документов;
- оптимизация документопотока;
- обеспечение сохранности документации;
- отбор документов для передачи на архивное хранение;
- подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам и т.п.;
- копирование и сканирование документов;
- регистрация входящей документации и др.
Особенности работы специалиста в школах и детских садах
Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:
- составление трудовых договоров с рабочим персоналом и оформление личных дел сотрудников;
- подготовка проектов распорядительных документов по движению персонала;
- организация и ведение делопроизводства и т.п.
Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение». Заработная плата специалиста в среднем по стране составляет 20-30 тыс. руб., но может быть как выше, так и ниже этого показателя (в зависимости от отраслевой принадлежности организации и прочих факторов).
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
документоведа,
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность документоведа, подразделения «Оперативные технологии» (далее - Документовед,) НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников» (далее Учреждение).
1.2. На должность документоведа, назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:
1.3. Документовед, должен знать:
1.4. Документовед, должен уметь:
1.5. Документовед, назначается на должность и освобождается от должности приказом директора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.6. Документовед, подчиняется директору Учреждения и начальнику подразделения «Оперативные технологии»
2. Трудовые функции
3. Должностные обязанности
4. Права
Документовед, имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности документоведа, .
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию документоведа, .
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
5. Ответственность
Документовед, несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения документовед, может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 мая 2017 г. № 416н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.